Durante décadas, para diseñar una oficina había un dato elemental: cuántas personas trabajaban en la empresa. Si eran 500, había que encontrar lugar para aproximadamente 500 puestos de trabajo. Escritorio, silla, computadora y algunos metros cuadrados adicionales para salas de reuniones, espacios comunes y servicios.
Esa cuenta dejó de funcionar.
La consolidación del trabajo híbrido está modificando una de las premisas sobre las que se construyeron las oficinas durante buena parte del último siglo, que todos los empleados concurren al mismo lugar, al mismo tiempo y prácticamente todos los días.
Hoy una compañía puede tener 500 empleados y comprobar que rara vez más de 300 coinciden en sus instalaciones. Pero también puede descubrir que los martes y miércoles la oficina está desbordada, mientras que los viernes buena parte de los escritorios permanece vacía.
El resultado es una transformación que ya excede la discusión sobre presencialidad versus home office. La duda que empieza a ocupar a las empresas es ahora sobre cómo debe ser una oficina cuando las personas ya no van cinco días por semana.
Los datos muestran la magnitud del cambio. El informe Global Workplace & Occupancy Insights 2026 de CBRE, una de las mayores compañías de servicios inmobiliarios corporativos del mundo, señala que la utilización promedio de las oficinas llegó al 53%, frente al 38% registrado en 2024. Al mismo tiempo, muchas organizaciones ya tienen más empleados asignados a un edificio que puestos disponibles. Es la consecuencia de un modelo en el que los empleados se alternan a lo largo de la semana y el escritorio deja de pertenecer exclusivamente a una persona.
El escritorio pierde protagonismo
Uno de los cambios más visibles es precisamente el retroceso del puesto asignado.
Según datos de CBRE, las organizaciones que utilizan escritorios asignados pasaron del 83% en 2021 al 55%, mientras que los modelos híbridos y de puestos compartidos crecieron del 12% al 36%.
La transformación parece sencilla, pero tiene consecuencias importantes. Una oficina con menos escritorios no necesariamente necesita menos diseño. En muchos casos ocurre exactamente lo contrario. Hay que pensar mucho más cuidadosamente qué hacer con el espacio liberado. Porque el trabajo híbrido también cambió las razones por las cuales las personas concurren a la oficina.
Responder correos, preparar una presentación, analizar una planilla o redactar un informe son actividades que, para muchos trabajadores, pueden realizarse desde cualquier lugar. El valor diferencial de la presencialidad aparece entonces en aquellas tareas que requieren encontrarse con otros.
CBRE encontró que el 93% de los empleados considera la colaboración con sus colegas una razón importante o muy importante para concurrir presencialmente. La oficina empieza así a desplazarse desde un modelo organizado alrededor del trabajo individual hacia otro pensado alrededor de las personas, los equipos y sus diferentes actividades.
Menos puestos, más tipos de espacios
Esto explica por qué muchas de las nuevas oficinas ya no consisten simplemente en una sucesión de escritorios interrumpida por algunas salas de reuniones. Aparecen mesas compartidas, espacios para reuniones informales, salas pequeñas para dos o tres personas, áreas destinadas al trabajo colaborativo, cabinas individuales para videollamadas y sectores silenciosos para quienes necesitan concentrarse.
También cambia el mobiliario. Las mesas, paneles y divisores móviles permiten transformar rápidamente un espacio pensado para una reunión en otro preparado para una capacitación o una actividad de equipo.
La flexibilidad se convierte así en uno de los principios del nuevo workplace: un mismo metro cuadrado debe poder responder a distintas necesidades durante una jornada.
Y aparece un problema que durante años recibió relativamente poca atención, el ruido. Las oficinas abiertas permitieron aprovechar mejor el espacio y favorecer la interacción, pero también hicieron más difícil concentrarse. El fenómeno se vuelve todavía más evidente cuando decenas de personas realizan videollamadas simultáneamente. Por eso la acústica, las cabinas individuales, los paneles absorbentes y las zonas específicamente destinadas a tareas de concentración comienzan a ocupar un lugar mucho más importante en el diseño.
La paradoja de la oficina híbrida
Hay una aparente contradicción en todo este proceso. Las personas pueden pasar menos tiempo en la oficina que antes de la pandemia, pero las compañías necesitan que la oficina funcione mejor durante el tiempo que pasan allí.
La última encuesta de CBRE entre grandes empresas de Estados Unidos muestra que el 89% de los empleadores exige actualmente al menos tres días de presencialidad. La asistencia real se encuentra, en promedio, en 2,9 días semanales.
JLL, otra de las grandes firmas globales de servicios inmobiliarios, encuentra una tendencia similar. Su relevamiento de 2026 señala que el modelo híbrido está presente en el 80% de las organizaciones estudiadas y que el 55% de los empleados concurre a la oficina entre tres y cuatro días por semana.
Es decir, están ocurriendo dos fenómenos simultáneamente: se consolida el trabajo híbrido y, al mismo tiempo, aumenta la presencialidad.
Para las empresas, eso plantea un desafío inmobiliario considerable. Según CBRE, el 74% de las organizaciones tiene entre sus prioridades optimizar la utilización y eficiencia de sus espacios, pero el 62% también considera prioritario mejorar la experiencia de los empleados.
Reducir costos y ofrecer una oficina más atractiva pueden parecer objetivos contradictorios. El nuevo diseño intenta reconciliarlos.
Cada metro cuadrado tiene que hacer más
Por eso el futuro de las oficinas no puede resumirse simplemente como una reducción de superficie. Algunas compañías efectivamente pueden necesitar menos metros cuadrados, pero esos metros tienen que servir para más cosas.
Los datos empiezan incluso a intervenir en las decisiones de diseño. Sensores de ocupación, sistemas de reserva de escritorios y salas, y plataformas de gestión permiten saber qué sectores se utilizan, cuáles permanecen vacíos y en qué momentos de la semana se producen los picos de asistencia.
CBRE señala que el 78% de las organizaciones relevadas ya utiliza datos reales de utilización para tomar decisiones sobre sus espacios. La inteligencia artificial empieza a incorporarse también a ese proceso. En otro relevamiento de 2026, el 23% de las compañías afirmó que la IA ya está influyendo en sus decisiones de planificación de espacios y otro 30% espera que lo haga durante los próximos dos años. El diseño de una oficina comienza entonces a apoyarse en algo que antes era mucho más difícil de conocer: cómo se utiliza realmente.
Una oficina por la que valga la pena viajar
Pero probablemente el cambio más profundo no sea arquitectónico. Durante buena parte del siglo XX, la empresa podía decidir unilateralmente dónde se trabajaba. La oficina no necesitaba ofrecer demasiadas razones para concurrir porque, simplemente, allí estaba el trabajo. El modelo híbrido modificó esa relación.
Cuando una parte de las tareas puede realizarse desde casa, la oficina tiene que ofrecer algo que el hogar no puede proporcionar con la misma facilidad: encuentros, conversaciones espontáneas, aprendizaje entre colegas, cultura organizacional, tecnología, espacios adecuados para trabajar en equipo y también lugares donde concentrarse.
Por eso conceptos provenientes de hoteles, hogares, cafés y espacios de hospitalidad empiezan a aparecer en los lugares de trabajo. Más luz natural, vegetación, áreas de descanso, mejores materiales, mobiliario confortable y espacios menos rígidos forman parte de esa búsqueda. Esto significa comprender que el espacio físico pasó a formar parte de la experiencia que una organización ofrece a quienes trabajan en ella.
Después de años en los que se anunció repetidamente la muerte de la oficina, el escenario que comienza a consolidarse parece bastante diferente. La oficina no desapareció. Pero está dejando de ser simplemente el lugar al que se va a trabajar. Y eso obliga a volver a diseñarla.
